Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları, kişisel veri işlemeye başlamadan önce kısa adı VERBİS olan Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine kaydolmak zorundalar.
Kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmesi için Kurul tarafından belirlenen tarihler Resmi Gazetede yayımlanarak ilan edilmişti. Buna göre, yıllık çalışan sayısı 50’den veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan veri sorumluları ile yurtdışında yerleşik tüm veri sorumlularının VERBİS’e kayıt olmaları için tanınan süre 30 Eylül 2019 tarihinde sona eriyor. Kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumluları hakkında ise Kanunda idari para cezası öngörülüyor.
Kişisel Verilerin Korunması Kanununa göre; kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan kişiler “veri sorumlusu” olarak adlandırılıyor. Veri sorumlularına bazı yükümlülükler getiren Kanuna göre bu yükümlülüklerden birisi de VERBİS’e kayıt yaptırmak. Veri sorumluları, VERBİS’e kayıt olurken kişisel verileri hangi kategorilerde işlediklerine, hangi amaçlarla bu bilgileri kullandıklarına, aktarım yapıp yapmadıklarına, verileri hangi sürelerle sakladıklarına, veri güvenliğini sağlamak amacıyla ne tür tedbirleri aldıklarına yönelik bilgileri beyan etmek zorundalar.
Veri işleme daha şeffaf ve güvenli olacak
VERBİS’e kayıt yükümlülüğü, kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerinde şeffaflık sağlanması ve veri sorumlarının mevzuata uyumlu hareket etmeleri konusunda daha güvenli bir ortam oluşturulması amacını taşıyor. Bu sayede kişisel verilerin gelişigüzel işlenmesinin önüne geçilerek veri işlenin disiplin altına alınması sağlanacak. Sistem ile kişisel veri işleme faaliyetleri bir tür denetime tabi tutuluyor. Bu sayede veri sorumluları, gerçekten de kişisel veri işleme şartı bulunmuyorsa bu verileri işlemekten sakınacak, bu faaliyetlerini şeffaflık içinde yerine getirerek kişisel verisini işlediği kişilere her zaman hesap verebileceğinin bilinci içerisinde hareket edecek.
Kamuya açık sistem
Kanun gereği kamuya açık olarak tutulan VERBİS sayesinde kişisel verisi işlenen gerçek kişilere, kendi verileri üzerinde kontrolün sağlanabilmesi imkanı da sunuluyor. VERBİS’in şeffaflık ve hesap verebilirlik anlamında iki önemli özelliği ön plana çıkıyor: VERBİS’te kişisel verisi işlenen gerçek kişilere ait veriler bulunmuyor ve VERBİS’te veri sorumlularının işlediği veriler kategorik bazda yer alıyor. Veri sorumlularınca VERBİS’e girilecek bilgiler gerçek kişilere ait bilgiler olmayacak. Veri sorumluları tarafından işlenen kişisel verilere ilişkin olarak sadece üst başlıklar halinde kategorik bazdaki bilgiler sisteme girilecek. Dolayısıyla kimsenin kişisel verisi VERBİS’te, dolayısıyla da Kişisel Verileri Koruma Kurumunda tutulmayacak.
Kayıt için son gün yaklaşıyor
18 Ağustos 2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kurul kararı gereği VERBİS’e kayıtlar 1 Ekim 2018 tarihi itibariyle başlamıştı. Bu kapsamda yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan veri sorumluları ile yurtdışında yerleşik tüm veri sorumluları 30 Eylül 2019 tarihine kadar sisteme kayıtlarını yaptırmaları gerekiyor.
Kayıt yaptırmayana 1 Milyon TL’ye kadar para cezası
Kayıt yükümlüsü olan veri sorumlularının 6698 sayılı Kanunun 18 inci maddesi gereği herhangi bir yaptırımla karşılaşmamaları için VERBİS’e kayıt yükümlülüklerini süresi içerisinde yerine getirmeleri gerekiyor.
Gerçek kişi veya şirketlerin VERBİS üzerinden sicile kayıt yaptırmamaları durumunda Kişisel Verileri Koruma Kanununun 18’inci maddesinin birinci fıkrasının ç bendine göre 20.000 Türk lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar idari para cezası verilecek. İstisna olmadığı halde kayıt yaptırmayan veri sorumluları tespit edilirse bu yaptırım uygulanacak.
Nasıl kayıt olunacak?
Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler Kurumun internet sitesi (www.kvkk.gov.tr) üzerinde yer alan VERBİS modülü veya e-Devlet platformu üzerinden VERBİS’e kayıt işlemlerini kolaylıkla gerçekleştirebiliyor.
Ayrıca VERBİS ile ilgili tüm sorular için www.kvkk.gov.tr adresinde bulunan “Sorularla VERBİS’’ dökümanı ile VERBİS’e kayda ilişkin hazırlanmış olan “Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi Kılavuzu” aracılığıyla daha detaylı bilgi edinilebilmekte. Bunun yanı sıra VERBİS ile ilgili konularda karşılaşılabilecek problemlerin giderilmesi ve aydınlatıcı bilgi verilmesi amacıyla KVKK Bilgi Danışma Merkezi (ALO 198), hafta içi her gün mesai saatlerinde hizmet veriyor.
